Terminverwaltungssysteme, vor allem im Bereich der Groupware - Tools, gewinnen immer
mehr an Bedeutung und sollen die Annehmlichkeiten der Computervernetzung auch beim Termin-
und Zeitmanagement nutzen. Diesem Trend folgend bringen neben den bekannten Software -
Giganten, wie Microsoft (mit dem, im Office-Paket integrierten, MS Outlook) und Lotus (mit
dem Organizer) auch kleinere Unternehmen derartige Produkte auf den Markt.
Die einfachen Distributionswege der heutigen Zeit (bspw. übers Internet) ermöglichen
praktisch jedem Computerbenutzer den Zugang zu derartiger Software. In dem Überfluß an
Angeboten ist es jedoch schwer zu selektieren, welches der angepriesenen Produkte die
eigenen Bedürfnisse am besten deckt und wie die Anforderungen an ein
Terminverwaltungssystem heutzutage überhaupt realistisch aussehen können.
Zu diesem Zweck möchte ich am Beginn meiner Seminararbeit einige Anforderungen definieren, die, meiner Meinung nach, verpflichtend für ein sinnvolles Terminverwaltungssystem sind. Dabei werde ich zu Beginn Anforderungen für Einzelplatzsysteme entwerfen, wobei es in der Hauptsache um Funktionalität und Bedienungskomfort gehen soll. Danach versuche ich einige Vorschriften für die Terminkoordination innerhalb von Gruppen festzulegen, womit vor allem die Datensicherheit und die Datenimmunität, sowie der reibungslose Koordinationsablauf zwischen gemeinsamen Terminen unterschiedlicher Personen gemeint ist.
Auf den Ergebnissen dieser Anforderungsanalyse aufbauend wird, wie dem Ablauf des Inhaltsverzeichnis zu entnehmen ist, nach einer kurzen Vorstellung des Produkts "Time&Chaos32" eine Analyse dieser Software, gemäß des Anforderungskatalogs, durchgeführt. Als letzter Schritt der Seminararbeit erfolgt eine zusammenfassende Bewertung des vorliegenden Terminverwaltungssystems.
In der heutigen Zeit ist es eine Pflicht, beim grafischen Aufbau des Terminverwaltungsprogramms, an den stilistischen Vorgaben der dominierenden Softwareproduktreihe dieses Jahrzehnts von Microsoft, Anschauungsunterricht zu nehmen. Damit meine ich nicht das pixelgenaue Nacheifern von Menüleisten und des Fensteraufbaus, sondern den generellen Komfort von grafischen Benutzungsoberflächen, auf den unter keinen Umständen bei einer aktuellen Software verzichtet werden darf.
Jeder bessere Personal Digital Assistent (PDA) am Markt, wie z.B. Psion oder PalmPilot, verfügt über unterschiedliche Anzeigevarianten der kommenden Termine. Ich denke dabei an Tages-, Wochen-, Monats- oder gar Jahressichten. Aus diesem Grund ist es unerläßlich für ein Terminverwaltungssystem am PC mehrere, verschiedene Sichten anzubieten. Daneben ist der Benutzer von portablen PDAs daran gewohnt, neben der Termin- auch eine aktuelle Adressenverwaltung (bspw. für Kontaktadressen bei Terminen im Außendienst) in einem Programm vereinigt zu haben. Auch dies kann also als geforderte Funktionalität eines Terminverwaltungssystems angesehen werden.
Jeder, der neben seinem Terminprogramm am Computer noch einen PDA besitzt, weiß, wie lästig die doppelte Eingabe von Terminen ist. Deswegen muß eine einfache Übertragungsmöglichkeit der Termindaten vom Computer zum PDA (notfalls durch ein Konvertierungsprogramm) ermöglicht werden, womit die Synchronisation der Daten gesichert wird. Weiters sollte der Import und Export von Daten ermöglicht werden, um seine eigene Terminliste auch auf anderen Computern verfügbar zu haben (z.B. in der Arbeit und zu Hause).
Ein angenehme Zusatzfunktion ist die Möglichkeit der Unterscheidung von Terminen unterschiedlicher Prioritätsstufen. In diesem Zusammenhang wäre denkbar, daß ein Programm verschiedene Darstellungsfarben für Termine verschiedener Prioritäten zur Verfügung stellt, um diese, bereits auf den ersten Blick, deutlich voneinander unterscheiden zu können. Als weitere wichtige Funktionalität ist die Möglichkeit des Ausdrucks von Terminen anzusehen. Dabei sollten verschiedene Varianten, wie der Druck der x - nächsten Termine, oder der Ausdruck aller Termine eines Monats zur Verfügung stehen.
Eine wichtige Eigenschaft eines Terminverwaltungssystems ist die Aktualität und die Konsistenz der Daten und dies muß dadurch garantiert werden, daß bei einem Update innerhalb einer Sicht (bspw. Tagessicht) auch die anderen angezeigten Sichten die neuesten Termine enthalten.
Bei all den bis jetzt erwähnten Aspekten wurde ein zentraler Punkt, nämlich der
Aufbau eines Termins im System, komplett vergessen. Damit sind die Möglichkeiten gemeint,
welche das Programm beim Speichern eines Termins bietet. Zwingend vorgeschrieben sind
logischerweise eine Bezeichnung des Termins, sowie der genaue Start- und Endzeitpunkt.
Daneben ist es sinnvoll eine Möglichkeit zur Speicherung des Orts des Termins, Name,
Telefonnummer und Emailadresse einer Kontaktperson (Verknüpfung mit Adressenverwaltung),
sowie ein Notizfeld vorzusehen. Sich wiederholende Termine sollten, einfach durch Angabe
einer Wiederholungsperiode, realisierbar sein. Weiters darf auf die Alarmfunktion nicht
vergessen werden.
Die Adressenverwaltung muß an das Terminprogramm gekoppelt werden, und neben der Adresse
einer Kontaktperson sind Eingabemöglichkeiten für dessen Telefonnummer und dessen
Emailadresse ein Mußkriterium in der heutigen Zeit!
Die zuvor genannten Anforderungen können zur Gänze auch in den Bereich der Gruppenterminverwaltung übernommen werden. Daneben gibt es jedoch spezifische Anforderungen, die erst beim Zusammenarbeiten mehrere Benutzer an einem System entstehen.
Dabei muß zuerst an die Konsistenz der Daten, im Falle der gleichzeitigen Speicherung von Terminen, gedacht werden. Welche Aktualisierung wird durchgeführt und wird der Verfasser des nicht gespeicherten Termins benachrichtigt? Eine weitere entscheidende Frage ist, wie die Geheimhaltung der Daten und somit die Wahrung der Privatsphäre gewährleistet wird? Eine Unterstützung beim Ermitteln von freien Terminen der Gruppenmitglieder, zur Vereinbarung eines Gruppentermins, wäre auch wünschenswert. Endgültig erstellte Gruppentermine müssen sofort für alle betroffenen Personen deutlich erkennbar gemacht werden!
Neben der Arbeit mit gemeinschaftlichen Daten ist auch die Art und der Aufwand beim Festlegen einer Arbeitsgruppe von entscheidender Bedeutung. Zu diesem Zweck wäre es sinnvoll eine Art Benutzerverwaltungssystem einsetzen zu können, mit dessen Hilfe nicht nur das Einrichten einer Arbeitsgruppe, sondern auch das Hinzufügen oder Editieren von Teilnehmern dieser Gruppe erleichtert wird.
Als letzten Aspekt möchte ich eine mögliche Nutzung des Internets bei der Gruppenterminverwaltung ins Spiel bringen. Das Internet bietet sich eigentlich als ideales Medium für die Koordination zwischen Mitarbeitern, die nicht direkt im Unternehmen arbeiten oder häufig im Außendienst tätig sind. Die Termindaten können zentral auf einem Server liegen und ein Zugriff erfolgt mittels Internetseiten (natürlich mit Authentifizierung). Derartige Produkte sind allerdings im Moment am Markt noch nicht verfügbar, allerdings möchte ich die Gelegenheit nutzen und auf ein von mir entwickeltes Programm hinweisen, welches nach dem oben genannten Prinzip, mittels JAVA-Applets, eine Gruppenterminverwaltung via Internet ermöglicht! Dieses System wurde im Rahmen meiner Diplomarbeit am Software Engineering Institut erstellt, wobei der aktuelle Fertigstellungsgrad ca. 95% beträgt. Für nähere Anfragen zu diesem Produkt setzen Sie sich bitte mit mir, Böhm Bernhard, in Verbindung.