Das Produkt Time&Chaos32 der Firma iSBiSTER, nimmt für sich in Anspruch, ein qualitativ einzigartiges Terminverwaltungssystem zu sein. Dieses Prädikat hat sich der Hersteller selbst verliehen und ich werde nun versuchen einen Überblick über die enthalten Funktionen und Möglichkeiten zu geben und anschließend eine Analyse durchführen, ob das Programm auch tatsächlich den Ansprüchen der Benutzer gerecht werden kann.
Beim Start der Software erhält der Benutzer folgenden Fensteraufbau angezeigt:
Vorweg ist zu erwähnen, daß es sich bei der verfügbaren Version von Time&Chaos32 um 5.3.1 handelt und bereits neuere Versionen von diesem Produkt erhältlich sind. Diese enthalten laut Hersteller auch den Menüpunkt 'Window', der hier noch fehlt, womit es dem Benutzer möglich ist verschiedene Ansichten zu öffnen. Auf eine eher umständliche Art und Weise ist dies aber auch bei der vorliegenden Version möglich, nämlich indem der Benutzer beim gewünschten Teilbereich (Telefonbuch, Kalender, Termine, oder ToDo-Liste) beim Kontextmenü den Punkt 'Zoom' auswählt. Die neuere Lösung mit dem 'Window'-Untermenü scheint jedoch bedeutend eleganter.
Auf den ersten Blick prägnant ist die Übersichtlichkeit der angezeigten Informationen. Alle Daten zum Tag (Termine und ToDo-Einträge) sind sofort ersichtlich; darüber hinaus ein Ausschnitt aus dem persönlichen Telefonbuch und der Kalender des aktuellen Monats. Doch nun ins Detail und ich beginne mit der Erfassung von neuen Einträgen ins Telefonbuch.
Um einen neuen Eintrag zu erfassen, kann man beim Telefonbuch, wie auch bei den anderen Punkten für Termine und ToDo-Elemente, auf verschiedenste Arten vorgehen (Menüpunkt aus dem Kontextmenü, Unterpunkt beim Menüpunkt 'Telephone Book' oder das Telefon-Icon in der Symbolleiste auswählen). In jedem Fall erhält man folgendes Erfassungsfenster:
Innerhalb dieses Fensters können auf übersichtliche Art und Weise sämtliche Informationen zu einer Person erfaßt werden. Besonders lobenswert ist der Menüpunkt 'Telephone Numbers', bei dem neben mehreren möglichen Telefonnummern (für Büro, zu Hause oder Handy) auch eine Faxnummer, eine Pager-Nummer, eine Email-Adresse und sogar eine URL angegeben werden können.Weiters können zu der neu eingetragenen Person sofort Termine oder ToDo-Elemente in Beziehung gebracht werden!
Im rechten oberen Teilbereich des Time&Chaos32 - Fensters (siehe oberstes Bild) werden die eingegebenen Kontaktpersonen in alphabetischer Reihenfolge angezeigt, wobei am ganz rechten Rand des Bereichs die wichtigsten Informationen (alle eingegebenen Telefonnummern, sowie die Email-Adresse und die passende URL) zu einer ausgewählten Person aus dem Telefonbuch aufgelistet werden.
Zum Anlegen eines neuen ToDo-Elements erhält der Benutzer folgendes Eingabefenster:
Bei einem ToDo-Element können neben der Beschreibung der Aufgabe noch einige zusätzliche Attribute angegeben werden. Besonderes Augenmerk ist dabei auf die Vergabe einer Prioritätsstufe zu legen, da eine Aufgabe mit hoher Priorität (bspw. A) hervorstechend innerhalb der ToDo-Liste des Tages angezeigt wird (im Feld 'P', siehe Bild bei Menüpunkt 'Beispiel für eine ausgefüllte Tagesansicht:'). Es ist darüber hinaus möglich die Wiederholung einer Aufgabe (bspw. Verfassen des Steuerbescheids jedes Jahr) anzugeben. Außerdem kann jedes ToDo-Element einer Kategorie zugewiesen werden (z.B.: privat oder beruflich). Weiters kann bei 'Overlay' ein beliebiger Eintrag hinzugefügt werden (bspw. ein Ort, wo die Aufgabe erledigt werden muß) und mit Hilfe von 'Linked Name' wird ein Eintrag aus dem Telefonbuch in Verbindung mit dem ToDo-Element gebracht.
Hier die Eingabemaske für einen neuen Termin:
Bei einem Termin können praktisch die gleichen Attribute, wie bei einem ToDo-Element erfaßt werden (Beschreibung, Wiederholung, zugehörige Kategorie, 'Overlay' und 'Linked Name'). Ein gravierender Unterschied liegt nur beim Datum, nachdem neben der Startzeit nun auch ein Endzeitpunkt spezifiziert werden kann. Zusätzlich ist es möglich einen akustischen Alarm festzulegen (funktioniert allerdings nur, wenn der Computer eine Soundkarte hat).
WICHTIG: Bei der Eingabe eines Termins, der sich mit einem bereits vorhandenen überschneidet erfolgt zwar eine Benachrichtigung, aber anschließend wird ein derartiger Fall problemlos akzeptiert.
Wie bereist eingangs erwähnt, zeichnet sich diese Art der Ansicht durch die Übersichtlichkeit aus, mit der sämtliche vorhandenen Termine und ToDo-Elemente des aktuellen Tages angezeigt werden können. Eine übersichtliche Darstellung von Terminen mehrerer Tage oder gar Wochen ist mangels derartiger Übersichten nicht möglich! Lediglich eine Monatsübersicht ist verfügbar, jedoch mit dem großen Nachteil, daß nur Termine oder ToDo-Elemente in dieser Ansicht dargestellt werden können.
Verschiedenste Ausdrucke, von einzelnen Einträgen des Telefonbuchs, über einen aktuellen Tagesplan (mit Terminen und ToDo-Elementen) bis hin zu einem monatlichen Kalender (ebenfalls mit Terminen und ToDo-Elementen) sind möglich.
Beim Errichten eines Mehrbenutzersystems (Auswahl des Menüpunkts 'Preferences' beim Hauptmenü 'File') stehen drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
Single User Workgroup: Dabei wird eine Arbeitsgruppe auf dem einen PC, wo die Software
läuft, gebildet.
Peer-to-peer Workgroup: Speziell entwickelt für Microsoft - Netzwerke.
Client/Server Workgroup: Die Daten aller Benutzer werden auf einem gemeinsamen
Serverlaufwerk gespeichert.
Von Vorteil sind die unterschiedlichen Möglichkeiten, die das System beim Errichten einer neuen Arbeitsgruppe bietet. Der Umfang der Zusammenarbeit innerhalb dieser Arbeitsgruppe besteht aber lediglich in der Möglichkeit Termine, ToDo-Elemente oder Telefonbucheinträge auszutauschen. Die Terminkoordination zwischen den Mitarbeitern wird ansatzweise durch folgende Übersicht (alle vorhanden Termine der gewählten Gruppenmitglieder werden angezeigt) ermöglicht:
Der Austausch von jeglichen Elementen (Termin, ToDo, oder Telefonbucheintrag) erfolgt unkompliziert, indem das gewünschte Element (auch multiple Selektion möglich) ausgewählt wird und beim Kontextmenü der Punkt 'Send To' angeklickt wird. Danach erhält man eine Liste aller Netzwerkpartner und es ist nur mehr notwendig die gewünschte Person zu wählen. Diese Zielperson erhält das kopierte Element im sogenannten 'In-Basket' und kann anschließend darauf zugreifen.
Jedoch erfolgt beim Austausch von solchen Daten keine Benachrichtigung zwischen den Benutzern, ob bspw. ein Termin, der vom Benutzer A an Benutzer B geschickt worden ist, von User B wirklich akzeptiert und in seine Terminliste aufgenommen wurde oder nicht. Somit ist eine Gruppenterminkoordination praktisch unmöglich!
Mit diesem letzten Punkt hat eigentlich bereits meine Analyse begonnen und deshalb geht es nun weiter mit dem Menüpunkt 'Analyse gemäß Anforderungen'.
