In der Folge möchte ich nun eine Analyse der Funktionen von Time&Chaos32, in Anlehnung an die im Kapitel 'Ausgangssituation und Anforderungen' gestellten Qualitätskriterien für ein Timemanagementsystem, durchführen. Die Software wurde von mir über den Zeitraum von mehreren Wochen getestet und die Erfahrungen, die ich im Umgang mit dem System während dieser Zeit gemacht habe, fließen nun in die Analyse mit ein.
1. Grafische Oberfläche und Bedienungsmöglichkeiten: Die Möglichkeiten der grafischen Benutzungsoberfläche, wie bspw. Drag and Drop von Terminen oder Adressenelementen, werden zum größten Teil ausgenutzt.
2. Verschiedene Ansichten: Beim Einstieg in das System erhält der Benutzer immer eine
aktuelle Tagesansicht mit seinen heutigen Terminen und Aufgaben. Daneben ist in diesem
Startfenster auch ein Auszug aus seiner Adressenverwaltung vorhanden. Weitere Sichten, die
der Benutzer selbst öffnen muß, sind eine Monatsansicht (allerdings immer nur Termine
und ToDo-Elemente separat) und ab der Version 5.3.5 auch eine Wochen- und eine
Jahressicht. Generell ist zu sagen, daß die grafische Übersicht bezüglich vorhandener
Termine nicht sehr ausgereift ist.
Nachteil bei der integrierten Ansicht des Adreßbuchs ist, daß alle eingegebenen Adressen
in einer Wurst angezeigt werden und es kann nicht elegant zu einem beliebigen Buchstaben
navigiert werden. Daher ist diese Art der Adressenausgabe eher unübersichtlich.
3. Datenübertragung zu einem PDA: Nach den mir vorliegenden Informationen ist eine Datenübertragung von Time&Chaos32 in der vorliegenden Version (5.3.1) noch unmöglich. Die neuere Version (5.3.5) ermöglicht laut Benutzerhandbuch die Datensynchronisation mit wenigen, ausgewählten Organizern. Dazu zählen der Sharp Wizard Organizer (Modell 5500) und alle Timex-DataLink kompatiblen Geräte. Eine genaue Auflistung der dazu gehörenden PDAs finden Sie bei Timex im Internet.
4. Import und Export von Daten: Alle gespeicherten Daten können mittels eines gemeinsamen Arbeitsverzeichnisses jederzeit importiert oder exportiert werden.
5. Prioritätsklassen: Eine Vergabe von unterschiedlichen Prioritätsstufen ist nur bei ToDo-Elementen möglich. Diese werden dann mit unterschiedlichen Farben in der Tagesansicht hinterlegt. Es ist aber auch sinnvoll Termine mit Prioritäten zu versehen, da ohne weiteres der Fall eintreten könnte, daß ein neuer Termin zu einer Zeit stattfinden soll, die zwar schon vergeben ist, jedoch mit einem eher unwichtigen Termin, auf den verzichtet werden könnte. Ein solcher Termin sollte auf Grund seiner niedrigen Priorität auch bereits auf den ersten Blick hervorstechen.
6. Datenaktualität: Damit ist die Aktualität der angezeigten Informationen in den unterschiedlichen Fenstern gemeint (also daß jede Änderungen sofort bei allen geöffneten Fenstern ersichtlich ist). Leider mußte ich öfters feststellen, daß durchgeführte Änderungen nicht in den angezeigten Fenstern upgedated wurden. Zum Beispiel wenn ein ToDo-Element als erledigt eingestellt wird, verschwindet dieses zuerst aus dem ToDo-Fenster und erst wenn ein Refresh des Fensters durchgeführt wird, kommt die korrekte Darstellung, nämlich das durchgestrichene (also als erledigt markierte) ToDo-Item.
7. Drucken: Time&Chaos32 bietet vielfältige Möglichkeiten beim Ausdruck, wie eine Ausgabe der Termine pro Tag, Monat oder Jahr, und wird damit den Anforderungen vollends gerecht.
8. Aufbau von Termin-, ToDo- und Adressenelementen: Bei den Terminen können alle
notwendigen Attribute (wie bei Anforderungen beschrieben) eingegeben werden. Ein großer
Nachteil ist allerdings die Einschränkung, daß Termine nur einzeln für jeden Tag
angegeben werden können. Somit ist es nicht möglich einen Termin über mehrere Tage
(Seminar, Urlaub, ...) auf einmal anzulegen. Dies stellt ein deutliche Einschränkung in
der Funktionalität des Systems dar.
Bei den ToDo-Elementen wäre es sinnvoll, neben der Eingabe des Beginns eines
ToDo-Elements ein Feld vorzugeben bis zu dem diese Aufgabe spätestens erledigt sein muß
(eine Art Fälligkeitsdatum). Im jetzigen Fall wird das Element einfach so lange
mitgeschleppt, bis es als erledigt markiert worden ist. Eine zusammenhängende Liste mit
Terminen und ToDo-Elementen (die vielleicht bei der Darstellung unterschiedlich
gekennzeichnet sind) wäre sicher besser.
Die Möglichkeiten bei der Speicherung von Einträgen ins persönliche Adreßbuch sind
sehr umfangreich (inklusive Email, Internetadresse, Handynummer, ...) und entsprechen
somit den gestellten Anforderungen.
1. Konsistenz: Die Konsistenz der Daten bei den unterschiedlichen Benutzern ist leider nicht gegeben. Eigentlich sollte die Konsistenz der Daten kein Problem darstellen, da immer nur bereits festgelegte Elemente von einem Benutzer zum anderen geschickt werden können und dieser solche Termin-, ToDo- oder Adressobjekte selbst in seine Datenliste einfügen muß. Somit kann eine gleichzeitige Eingabe von überschneidenden Terminen ausgeschlossen werden. Dennoch gibt es Probleme im Zusammenhang mit der Existenz von Daten. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Benutzer A schickt eine Terminvereinbarung für ein gemeinsames Mittagessen am nächsten Tag zu Benutzer B; dieser erhält die Einladung und akzeptiert sie (hier lauert ein weiteres Problem, dazu aber mehr unter 4. Gruppentermine); nun vereinbart jedoch A einen anderen (wichtigeren) Termin für den vorgesehenen Zeitraum und löscht somit seinen Termin mit B aus seiner Liste; B erhält jedoch keinen Hinweis vom System, daß sein Mittagessen mit A geplatzt ist!
2. Geheimhaltung der Daten: Es ist möglich uneingeschränkt sämtliche Termine von anderen Gruppenteilnehmern einzusehen (allerdings nur die Zeitpunkte, also von wann bis wann). Trotzdem ist dies nicht sehr elegant, da so eine Art der Überwachung ermöglicht wird. Besser wäre es, wenn der Benutzer Anfragen für gewünschte Termine freigeben könnte und die Partner in der Gruppe können darauf einen so detailliert wie notwendigen Auszug aus ihrem Kalender zurückschicken. Die grafische Aufbereitung an sich ist sehr gut gelungen, da mit verschiedenfarbigen Zeitschienen genau die Zuordnung der Termine zu den einzelnen Gruppenmitgliedern möglich ist.
3. Unterstützung der Suche nach freien Terminen bei Partnern: Diese Suche wird durch die grafische Aufbereitung der Termine aller Gruppenteilnehmer sehr gut unterstützt, allerdings ist eine Überlastung dieser Art der Anzeige bei einer zu großen Anzahl von Mitarbeitern nicht zu vermeiden.
4. Gruppentermine: Hier liegt der entscheidende Nachteil von Time&Chaos32. Das
erste grobe Problem liegt bei der Erstellung eines Termins für mehrere Mitglieder der
Arbeitsgruppe. Zuerst muß ein Benutzer einen Termin für sich selbst erstellen und kann
diesen dann nur einzeln an die Kollegen schicken. Diese erhalten den Termin dann in Form
einer Nachricht in ihrem 'In-Baket'. Sie können den Termin nun annehmen, oder auch nicht.
In jedem Fall wird die Entscheidung des eingeladenen Benutzers nicht an den Verfasser des
Gruppentermins weitergeschickt und dieser kann somit nur raten wie viele Personen
tatsächlich zum Termin erscheinen werden (sehr problematisch wenn beispielsweise ein
Gruppentermin für mehrere Teilnehmer ausgemacht werden soll und dann fehlen einige!).
Weiters wird beim Verfasser eines solchen Gruppentermins nicht festgehalten, an wen er
Einladungen zu diesem Termin geschickt hat! Man kann bei einem Appointment zwar einen
'Linked Name' angeben, dieser bewirkt aber absolut nicht, daß diese Person zu dem Termin
eingeladen wird, sondern verweist lediglich auf den Namen im Adreßbuch.
5. Benutzerverwaltungssystem: Eine definierte Anforderung war die Verfügbarkeit einer einfachen Benutzerverwaltung innerhalb einer Arbeitsgruppe bei Time&Chaos32. Diese ist insofern gegeben, da sich jederzeit ein Mitarbeiter selbständig zur Gruppe hinzufügen kann, indem er das Verzeichnis des 'Node Managers' kennt. Dadurch erschwert sich allerdings auch die Verwaltung der Benutzer, da sich jeder Teilnehmer der Benutzergruppe auch selbst ohne weitere Vorwarnung wieder entfernen kann. Ein Benutzerverwaltungssystem im eigentlichen Sinne ist also nicht vorhanden.
Aus den hier getroffenen Analyseergebnissen ergibt sich die nun folgende Bewertung.