Outlook als Kollaborations-Werkzeug
Timemanagment mit einem Exchange Server:
Microsoft Exchange Server integriert die elektronische Post (Email), Gruppentermin- und Ressourcenplanung, elektronische Formularverarbeitung und Groupware-Anwendungen zuverlässig und benutzerfreundlich auf einer einzelnen, leicht zu verwaltenden Plattform. Microsoft Exchange Server vereint bekannte Standards wie z.B. LDAP, MIME, IMAP4 oder X.400 mit leistungsfähiger Funktionsvielfalt. Durch die Integration von fremden Messagingsystemen wie Internet, Lotus Notes, MS Mail oder X.400 lässt sich Exchange zu einem unternehmensweiten Kommunikationssystem erweitern.
Vorteile durch den Einsatz eines Exchange Server:
Timemanagment über das Internet:
Für viele Firmen oder Privatpersonen wäre es Wünschenswert ihre Termine mit Mitarbeitern anderen Firmen und auch mit dem Freundes und Bekanntenkreis abzugleichen.
Eine konkretes Beispiel für eine Firma die Timemanagment über das Internet durchführt finden sie in den Fallbeispielen.
1. Senden von Outlook Kalendereinträgen und Besprechungsanfragen per Email
Benutzer von Outlook können sich gegenseitig ihre Termine als Email schicken. ( Einfach die gewünschten Termine im Kalender selektieren per Drag and Dop über den Posteingang ziehen und senden. Der Empfänger braucht die Termine nur vom Posteingang in den Kalender verschieben )
Anmerkung:
Alle Versuche die ich unternommen habe um Kalendereinträge über Outlook97 zu verschicken mißlungen sind. Von Microsoft habe ich dazu nur die Auskunft bekommen, daß beim Verschicken der Einträge das Rich-Text-Format eingestellt sein muß.
2. Senden der Termine im vCalendar-Standard ( nur in Outlook98 )
Wirklich sinnvolles Timemanagment über das Internet ist nur dann gegeben, wenn sich die Softwarehersteller von Timemanagment Systemen und die Hersteller von PDA's auf einen Standard einigen.
In Outlook98 ist es möglich Termine im vCalendar Format zu schicken. vCalendar ist ein Standard der von einem Konsortium aus über 40 Firmen ( Versit-Konsortium ) entwickelt wurde.
Kalender können eine sehr klar umrissene Menge an Informationen aufnehmen (hauptsächlich die Antwort auf die Fragen Wer? Was? Wann? Wo?), aber trotzdem kochte bisher jeder Hersteller von Kalendersoftware sein eigenes Süppchen, wenn es darum ging, in welchem Format diese Informationen abzuspeichern seien. Nun hat ein Konsortium aus über 40 Firmen den vCalendar-Standard entworfen und durch frei verfügbaren Code seine Verwendung für jedermann sehr einfach gemacht. Dieser "`Versit-Konsortium"' genannten Gruppe gehören so klangvolle Namen wie Netscape, Microsoft, Lotus, Apple, Siemens ROLM, AT&T und Motorola an. Klar erkennbar ist, daß nicht nur traditionelle Hersteller von Hard- und Software an diesem Standard Interesse zeigen, sondern auch die Hersteller von kleinen Taschencomputern (PDAs, PIMs) und von Handies. Man stelle sich vor, wie während eines Telefongesprächs der gerade besprochene Termin mit sämtlichen Zusatzinformationen digital übertragen und beim Empfänger automatisch in dessen Kalender eingetragen wird, unabhängig davon, wer die Hersteller aller beteiligten Geräte und Programme sind. Am 16.12.1996 wurde die Weiterentwicklung des vCalendar-Standards an das Internet Mail Consortium (IMC) übertragen. Wer sich näher für Versit, IMC und den vCalendar-Standard interessiert erhält diese Informationen unter http://www.versit.com/pdi/ und http://www.imc.org/pdi.
Spotlight: Extranet!
Kaum hat man sich an die Begriffe Internet und Intranet gewöhnt, da fängt plötzlich jeder an, über das "`Extranet"' zu reden. Darunter versteht man das Anbieten von besonderen Informationen und Programmen an einen geschlossenen Personenkreis über das öffentliche Internet. Eine Öffnung des Intranets für Geschäftspartner also. Der Betrieb eines Extranets setzt insbesondere starke Sicherheitsmaßnahmen voraus, da hier wirklich vertrauliche Informationen über die ungeschützten Leitungen des Internets bewegt werden. Außerdem müssen alle beteiligten Parteien kompatible Software einsetzen, damit ein ungehinderter Informationsaustausch möglich ist. Sind diese Voraussetzungen gegeben, dann kann ein Extranet durchaus zur Kommunikation in beide Richtungen eingesetzt werden, im Gegensatz zu üblichen Internetanwendungen, in denen der Informationsfluß stark einseitig vom Anbieter zum Konsumenten gerichtet ist. Ein Beispiel wäre der erwähnte Kalender-Server: Dieser kann nicht nur vom Geschäftspartner zur Ermittlung freier Termine genutzt werden, sondern er bietet auch umgekehrt die Möglichkeit, daß der Geschäftspartner aktiv Termine vorschlägt, die vom Server akzeptiert werden.