Bei Terminen handelt es sich um Aktivitäten, für die sie Zeit im Kalender einräumen, in die jedoch keine weiteren Personen oder Ressourcen miteinbezogen werden.

Termine können mit Erinnerungen (Alarm) versehen werden. Sie können festlegen, wie ein Termin in ihrem Kalender für andere Personen angezeigt wird, indem sei ihren Status während des Termins als gebucht, frei, mit Vorbehalt frei oder nicht im Büro angegeben. Sie können auch Serien von Terminen definieren. Durch klicken auf einen Termin wird dieser markiert, durch Doppelklicken auf den linken Ziehpunkt zum Verschieben wird der Termin geöffnet. Sie können ihre Termine tage-, wochen- oder monatsweise einsehen.

Wenn sie Anfangs- und Endzeiten auswählen, können sie die Funktionen von Autodatum verwenden und Text wie z.B. "nächsten Dienstag" oder "Mittag" anstelle eines Datums oder einer Uhrzeit eingeben.

Sie können einen Termin sowohl in ihrem eigenen Kalender als auch in die Kalender anderer Personen eintragen bzw. Änderungen an bestehenden Terminen vornehmen, sofern diese Personen ihnen die entsprechende Berechtigungen erteilt haben. Termine können zudem als privat gekennzeichnet werden.

Bei einem Ereignis handelt es sich um eine Aktivität, die mindestens 24 Stunden dauert.

Beispiele für Ereignisse sind Messen, Feiertage oder Seminare. Ein jährlich wiederkehrendes Ereignis, z.B. ein Geburtstag oder Jahrestag, findet jedes Jahr an einem bestimmten Datum statt, während ein Ereignis einmalig ist und sich über einen oder mehrere Tage erstrecken kann. Einmalige und jährlich wiederkehrende Ereignisse belegen im Kalender keine Zeitabschnitte, sonder werden als Beschreibungen angezeigt. Ganztägige Termine werden für Personen, die Einsicht in ihren Kalender haben, als gebucht, einmalige oder jährlich wiederkehrende Ereignisse als frei dargestellt.

Eine Besprechung ist ein Termin, zu dem sie andere Personen einladen und Ressourcen einplanen.

Mit Hilfe der Besprechungsplanung können sie Besprechungsanfragen erstellen und senden sowie Ressourcen reservieren (z.B. Sitzungszimmer). Wenn sie eine Besprechung erstellen, geben sie die einzuladende Teilnehmer und benötigten Ressourcen an und wählen eine Besprechungszeit. Antworten auf ihre Besprechungsanfrage werden im Posteingang angezeigt. Sie können Antworten zurückverfolgen, indem sie in der Registerkarte Besprechungsplanung im Dialogfeld Termin auf Teilnehmerstatus anzeigen klicken. Darüber hinaus können sie weitere Personen zu einer vorgesehenen Besprechung hinzufügen oder einen Besprechungstermin verschieben.

• Microsoft Exchange Server ermöglicht Benutzern, Kollegen Zugriffsrechte zu erteilen, damit auch andere ihre E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben einsehen können.

• Microsoft Exchange Server ist das umfassende Programm zur Gruppenterminplanung, mit dem Outlook-Anwendern die Ansicht der freien und gebuchten Zeiten, der Kalenderdetails und der freigegebenen Kalender ermöglicht wird.